Kolumne
  • CILJ JE ŽIVOT U KOJEM POSAO DOŽIVLJAVATE KAO ISPUNJENJE, NE MISLEĆI NA ZARADU.

Učitaj drugu misao

Najnovija kolumna

Kako smo prestali razmišljati (i zašto nam je tako kako nam je)

Prolazim u jutarnjoj šetnji pored ulaza u gimnaziju u kojoj sam i sama stjecala srednješkolska znanja. Dvoje mladih ljudi na stepenicama drže svoje otvorene knjige iz biologije i štrebaju! Nevoljko se prisjećam stresa kojeg sam i sama osjećala u njihovim godinama pred zaključivanje ocjena, iako nisam bila kampanjac.

više >>

KADA BI BAREM DAN TRAJAO DUŽE - Je li vaš problem upravljanje vremenom (4/3/2012)

Ima trenutaka kada vam se čini da je vrijeme vaš najveći neprijatelj. Koliko god se trudili stalno vam je barem sat, dva još potrebno da završite započeto ili riješite zadatak koji trebate obaviti. Nemate dovoljno vremena za spavanje, od silnih sastanaka ne stižete obaviti sve dnevne zadatke, a i čitanje e-mailova vam uzima sve više vremena. Na pojam “slobodno vrijeme” odmahujete rukom; pa jedva stižete i s djecom popričati. Kada ste ono zadnji puta bili s prijateljima na kartanju, kuglanju, zabavi? Bračni partner se žali da vam očito ne znači puno, jer nikada ne dođete kući u “normalno” vrijeme – suprug/supruga obično već duboko spava kada se vraćate s posla? Je li vaš problem upravljanje vremenom?

Naravno da znate da imate na raspolaganju ograničeno vrijeme jer su vas od malih nogu učili da dan ima 24 sata, ali kako u taj dan “ugurati” sve ono što je potrebno napraviti. I ne samo to, nego u istih 24 sata napraviti svakim danom sve više. Mađioničarski trikovi ponekad su vam uspijevali, ali sad vam postaje jasno da trebate razmisliti kako što bolje iskoristiti tih 24 sata. I zatim poduzeti one aktivnosti koje će vam omogućiti da bolje organizirate svoje zadatke i vrijeme, ali i osigurate da vam drugi u tome pomažu, pa i eliminirate one koji vas u tome koče.

Predlažem da krenemo od početka. Da biste razumjeli vrijeme potrebno je da znate što vrijeme za vas predstavlja, a to ćete postići tako da analizirate načine na koje koristite svoje vrijeme, a time i shvatite kako biste ga mogli koristiti - efikasno. Krenimo stoga s analizom vašeg poslovnog dana.

Razmislite kako provodite svoj radni dan: kako određujete dnevni raspored? Određujete li prioritete ili rješavate stvari kako vam dođu? Imate li običaj prvo se baciti na stvari koje su vam najveći (gorući) problem ili se prvo uhvatite zadataka koji vas vesele? Ometaju li vas suradnici, telefoni, uvjeti radnog okruženja? Ili da pojednostavim: gubite li puno vremena dnevno, a da ni sami niste toga svjesni?

Da biste svoje vrijeme mogli učinkovito koristiti potrebno je da o njemu vodite računa. Vođenje evidencije o tome kako koristite vrijeme pomoći će vam da ustanovite kakve su vam navike i koliko “problematičnih” područja ima s kojima biste se trebali uhvatiti u koštac.

Kada analizirate i ustanovite gdje je problem, trebali biste pristupiti sljedećem koraku: planiranju svog vremena, dana, tjedna, godine, a time i životnog uspjeha.

Fantastično: shvatili ste što želite i koji su uobičajeni obrasci ponašanja koje trebate mijenjati. Sada postavite ciljeve koje želite postići i te ciljeve smjestite u vremenske okvire odnosno odredite dinamiku postizanja pojedinačnih ili općih ciljeva. Dobra ideja bila bi da napokon počnete koristiti rokovnike i kalendare koje vam poslovni partneri uporno poklanjaju za Novu godinu.

Kada organizirate svoje vrijeme i zadaće vezane za poslovno okruženje, prvo trebate razmislite o količini i vrsti zadataka koje želite ili trebate obaviti sa aspekta: prioriteta. Jednostavno odredite koji su vam zadaci najvažniji, odnosno kojim ih je rasporedom nužno obaviti da biste sve obavili kvalitetno i - na vrijeme.


Određivanje prioriteta treba uključiti određene kriterije. Predlažem da ih stoga smjestite u kategorije:
- kategorija “i hitno i bitno”
- kategorija “ili hitno ili bitno”
- kategorija “ni hitno ni bitno”

Kada ne možete odlučiti u koju kategoriju zadatak spada, jednostavno ga smjestite u kategoriju “ostalo” (sretna vijest: to su obično oni zadaci ili dio zadataka koji će se vremenom riješiti sami od sebe pa im ne posvećujte vrijeme - ako ga nemate).

Svaki vaš dan trebao bi se sastojati od kombinacije te tri kategorije. Vaš plan neka bude realističan i uravnotežen, jer će vam upravo mješavina zadataka omogućiti kvalitetno korištenje vremena. I dodatno vas stimulirati da ih obavljate s manje napora nego kada se posvetite isključivo najtežim zadacima u jednom periodu.

Prioriteti će vam se možda mijenjati tijekom obavljanja zadataka, jer vam pristižu nove informacije, novi uvidi i nove obaveze. To je prirodno i zahtjeva samo malo fleksibilnosti s vaše strane. Ukoliko su promjene prečeste razmislite treba li vam pomoć nekoga iz tima ili jednostavno eliminiranje “izvora” problema. Takve situacije su uzrokovane onime što zovemo “kradljivcima vremena”.

Važno je, stoga, voditi računa i o “kradljivcima vremena”, odnosno ljudima i aktivnostima zbog kojih ste u stanju sate provesti u neproduktivnom radu ne obavljajući stvari sa svoje liste prioriteta ili onog vremena koje ste namijenili sebi.

U vrijeme kada je velik broj onih koji su “brzi na okidaču” kad je riječ o e-mailu, mogućnost da sve više i više svog vremena provodite čitajući pristiglu poštu, raste iz dana u dan. Kradljivci vremena mogu biti i ljudi koji vas stalno ometaju u radu svojim pitanjima, problemima, primjedbama i slično.

Kada kažem “eliminirajte” ne mislim pri tome na bilo što drastično (iako, znam, ponekad pomislite i na to rješenje!). Jednostavno naučite postaviti granice i reći “ne” ili naučite delegirati zadatke vašim suradnicima, dajući im prostor, poštovanje i povjerenje.

I na kraju vrijeme koje trebate planirati i koristiti za sebe. Vrijeme za sebe je izuzetno važno. Ono će vam omogućiti punjenje “baterija” i povećati vašu učinkovitost. I životno zadovoljstvo koje vas vodi k uspjehu.

Ovaj moj tekst i ostale zanimljive tekstove možete naći na web stranicama tjednika Lider, u kolumni Life Coach, na
www.liderpress.hr



<< nazad na kolumne